Szakdolgozat/diploma védés forgatókönyv

Az alábbi forgatókönyv összefoglalja, hogyan bonyolítjuk le a védéseket az Automatizálási és Alkalmazott Informatikai Tanszéken, lehetővé téve, hogy egyes résztvevők távolról kapcsolódjanak be.

Alap felállás

     Ha a hallgató személyesen megjelenik                            Ha a hallgató távolról csatlakozik

A képekre kattintva további részletek olvashatók a távolléti és a jelenléti védés hallgatói oldaláról.

A fentiek szerint a záróvizsgákat minden esetben (ha felmerül távoli résztvevő csatlakozása) Teams-en közvetítjük. A Teams (kamerával, 360 fokos mikrofonnal) egy erre dedikált laptopon (prezentációs laptop) fut.

Tanszékünkön az egyes szerepkörökre a következő megkötéseket tesszük:

• Az elnök, a titkár, vizsgáztatók, a tagok (belső és külső is) személyesen jelen vannak
• A a konzulens esetében preferált a személyes jelenlét, de indokolt esetben távolról is csatlakozhat

1. Előkészületek

Személyesen jelenlévők

Mivel a dolgozatok és értékelések nagy része kizárólag elektronikus formátumban lesz elérhető, záróvizsgáink minden résztvevőjének előzetesen online hozzáférést adunk ezekhez az anyagokhoz. A dokumentumokat a Záróvizsga segédben, bejelentkezést követően a védés menüpontban lehet megnézni. Kérjük a bizottság résztvevőit, hogy az anyagoakt előre tanulmányozzák át, vagy a záróvizsgára laptoppal/tablettel érkezzenek, melyen lehetőségük van a vizsga alatt átnézni azokat.

Távolról csatlakozók

• A védés előtt pár perccel csatlakozz az érintett terem megbeszéléséhez a megfelelő linken az @edu.bme.hu-s fiókoddal:
• https://zarovizsga.aut.bme.hu/QB203
• https://zarovizsga.aut.bme.hu/QB205
• https://zarovizsga.aut.bme.hu/QB233
• https://zarovizsga.aut.bme.hu/QB237
• Kérjük, minden esetben kameraképpel együtt csatlakozz a záróvizsgához az alkalomhoz méltó öltözetben. A kameraképet lehetőség szerint végig tartsd bekapcsolva,a hangot viszont némítsd el, ha nem beszélsz
• Az élményt nagyban javíthatod, ha a termet közvetítő videoképet kirögzíted.
• Technikai nehézség esetén a titkárt keresd Teams-en. Segíteni fog.

2. Bizottság csatlakozása

A védésekhez termenként egy speciális Teams értekezletet hoztunk létre, melybe minden belépő a váróba (lobby) kerül és csak a már bent lévők engedélyével csatlakozhat a beszélgetéshez. A záróvizsga elején a titkár a prezentációs gépről az adott teremhez tartozó prezentációs fiókkal ([autzv1 | autzv2 | autzv3 | autzv4]@bmeedu.onmicrosoft.com) belép a megbeszélésbe, melybe ezt követően be tudja engedni a saját laptopjáról bejelentkező saját fiókját is, majd ezt kvöetően akár saját laptopjáról kezelheti a további tagok beengedését. A záróvizsga beosztásban (T) jelöli a távolléti és (J) jelöli a jelenléti résztvevőket. Az egyes résztvevők eléréséhez a titkárok számára kiadunk egy listát, az adott napon érintett összes résztvevő @edu.bme.hu-s azonosítójával.

3. Hallgató behívása

Amennyiben a hallgató jelenléti záróvizsgát tesz, a titkár a prezentációs laptopra letölti a hallgató előadását, azt előkészíti a vetítésre, továbbá fertőtleníti a prezentert. A védés során a hallgató a prezentációs laptophoz nem nyúl, csupán a prezentert fogja haználni. Ezt követően, az elnök jelzésére történhet a hallgató behívása, melyet követően a titkár elindítja a prezentációt.

Amennyiben a hallgató távolléti vizsgát tesz, a titkár az elnök jelzését követően Teams-en beengedi a váróból a hallgatót a közös videobeszélgetésbe. Amennyiben a hallgató nem lenne a váróban, megpróbálja közvetlenül behívni a beszélgetésbe.

Ezt követően az elnök megkérdezi a résztvevőket, hogy a kép és a hangminőség mindenhol megfelelő-e, majd az esetleges korrekciós lépések után megnyitja a záróvizsgát.

Amennyiben a beszélgetésben több résztvevő is, van, kameraképük értékes területet vehet el a képernyőből, mely miatt nem feltétlenül fog látszani a teljes bizottság a közvetítésen. Ennek korrigálására a távolról becsatlakozóknak érdemes kirögzíteni a termet közvetítő videot.

A hallgatót minden esetben arra kérjük, hogy folyamatos hang és videokapcsolatot tartson fel, viszont a bizottság minden távolról bekapcsolódó tagját viszont kérjük, némítsa el mikrofonját, amikor nincs közvetlen szerepe/mondanivalója.

4. Védés

A védés menete a hagyományos záróvizsgákat követi, az elnök vezényletével:

1. A hallgató 10 percben bemutatja a munkáját
2. A hallgató 2-3 percben megválaszolja az írásban feltett bírálói kérdéseket
3. A bizottság szabadon kérdezhet a hallgatótól, hogy felmérje szakmai munkája súlyát.
4. Az elnök jelzésére a hallgató megkezdi a szóbeli vizgáját
• magyar BSc hallgatók: 1 tárgyból
• angol BSc és magyar MSc hallgatók: 2 tárgyból
• mechatronikai mérnök hallgatók: 3 tárgyból
• Fontos! A vizsgák során a hallgató nem kérhető arra, hogy írásban magyarázzon el dolgokat, a feltett kérdéseknek szóban megválaszolhatóaknak kell lenniük
5. Az elnök jelzésére a védés nyilvános része véget ér

5. Bizottsági megbeszélés

Jelenléti védés esetén a hallgató ezen a ponton átmenetileg elhagyja a termet, a bizottság pedig megbeszéli az értékelését.

Távolléti védés esetén a hallgató kilép a videobeszélgetésből, VAGY a titkár kilépteti. 

A bizottsági megbeszélés végén a titkár véglegesíti és kinyomtatja a jegyzőkönyvet, azt a bizottság elnökével és személyesen jelenlévő tagjaival és vizsgáztatóival aláíratja. A jegyzőkönyv a tagok és a vizsgáztatók aláírása nélkül is hiteles. Az elnök jelzésére a hallgatót a titkár visszahívja az eredményhírdetésre.

6. Eredményhírdetés

Az elnök ismerteti a hallgatóval az eredményeit, majd a bizottság tagjai gratulálhatnak a hallgatónak. Személyes kontaktus (pl. kézfogás) a jelenléti védés esetében sincs! Az eredményhírdetést követően a titkár végleg eltávolítja a hallgatót, illetve (udvarias búcsút követően) a bizottság következő vizsgán nem részt vevő tagjait a beszélgetésből, majd elkezdi beengedni (szükség esetéb behívni) a következő védésben érintetteket.